עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    בניית ארכיטקטורת מידע
    אפיון ובניית כלי ניהול מסמכים
    ייעוץ בבחירת כלי לניהול מסמכים
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול מסמכים ומידע ארגוני
  אפיון ובניית כלי ניהול מסמכיםהדפס

הטמעת מערכת ניהול מסמכים (Data Management System)‏ הינה צעד חשוב בהפיכת הארגון למבוסס ידע, ומהווה אבן יסוד תשתיתית בארכיטקטורת ניהול הידע של הארגון.

ברוב הארגונים, הידע מרוכז במסמכים שונים (מסמכים רשמיים, תכתובות דוא"ל, מסמכים גרפיים ואחרים) שמפוזרים ברחבי הארגון, ולהם מספר גרסאות.

מערכת ניהול מסמכים מספקת מקום אחסון מרכזי ומאפשרת אחזור מסמכים נוח במגוון חיתוכים על-ידי שילוב של יכולות חיפוש, תיוג מידע, וארגון המידע בספריות ותיקיות שונות. המערכת יכולה גם להכיל יכולות נוספות כגון: ‏טיפול בהרשאות, זיהוי טקסט (OCR‏), סריקה, חתימה אלקטרונית ועוד.

מטרות מערכת ניהול המסמכים:
א.         שיפור זרימת המסמכים בארגון (דואר נכנס, דואר יוצא, סריקת מסמכים, תהליכי אישור וכו’)
ב.         אחסון המסמכים במקום מרכזי ונגיש לכולם ואחזור אינטואיטיבי שלהם
ג.          צמצום הגרסאות בספריות פרטיות ויצירת מקור יחיד לגרסאות עדכניות
ד.         התחברות לאפליקציות ושירותי ידע אחרים כך שהמסמכים יוצגו תמיד בהקשר ארגוני רחב יותר

לרוב, מערכת לניהול מסמכים משיגה רק את המטרה הראשונה, כך שכסף ומשאבים משמעותיים יורדים לטמיון. יישום והטמעה לא מוצלחים של המערכת נובעים לרוב מחוסר ההתייחסות לשימוש העתידי של המסמכים ומתיוג לא מוצלח. במרבית המקרים, המיקוד הוא בשיקולים טכנולוגיים, כאשר פרמטרים חשובים נוספים כגון מדיניות, Governance‏, תרבות ארגונית ומטה-דטה‏, אינם זוכים להתייחסות הראויה, אם בכלל.

בניית טקסונומיה ארגונית, הגדרת תהליכי ניהול ושליטה של רשימות ערכים מבוקרות, והתמודדות עם התנגדויות לפתרון, הן בלב הדיסציפלינה של ניהול הידע וחייבות להיכלל בתוכנית היישום וההטמעה של מערכות ניהול המסמכים.

מידת הצלחתה של מערכת לניהול מסמכים נמדדת במידת השימוש בה. על כן, את עיקר המאמץ בהטמעת המערכת צריך לכוון לכך, ולהשיג זאת באמצעות:
  • אחזור נוח בהקשר רלוונטי על-ידי הגדרת ההקשרים, בניית מטה-דטה‏, שינוי הרגלים בתיוג המסמכים ותיוג אוטומטי
  • הטמעת השימוש במערכת במסמכים קיימים לפני הגדרת תהליכי עבודה חדשים
  • הגדרת מדיניות וכללי אכיפה (כולל אכיפה אוטומטית) לצורך אחסון מסמכי הארגון במערכת ולא בתיקיות פרטיות או מחלקתיות
    הנגשת המסמכים הבלתי רגישים לכלל העובדים

לחברת BYON ניסיון רב בתהליכי אפיון, יישום והטמעה של מערכות לניהול מסמכים, כולל ליווי תהליכי יישום והטמעה של כלי ניהול מסמכים ייעודיים (Documentum, OpenText, Interwoven, ShareDocs, DocMaster), אפיון ויישום כלי ניהול מסמכים מתקדמים על בסיס SharePoint, ופיתוח מערכת ניהול מסמכים על בסיס NET.

עוצמתה של חברת BYON‏ היא ביכולתה להביא לידי שימוש בפועל בכלים באמצעות הבנה מעמיקה של צרכי הארגון מחד ושל התהליכים שניתן להטמיע אצל המשתמשים מאידך. 

* לעתים קיים בלבול בין ניהול מסמכים, מנהלי מסמכים ופורטלים. המאמר הקשר בין פורטל לניהול מסמכים מפזר את הערפל בנושא.

 

 

← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc