במאמר הזה ארצה להתמקד בתפיסת ה"שחור או לבן" או תפיסת ה"כמו שצריך", למרות שחשוב בהחלט ללבן גם את השאלות האחרות.

במרבית הארגונים המנהלים ידע או שוקלים להיכנס לנושא, עולה בשלב מוקדם מאד השאלה "לאיזה מערכת ניהול ידע אנו זקוקים ?". השקעה רבה נעשית בחשיבה, בבחינה וביישום מערכות מורכבות, לעיתים בטרם ביררנו היטב מהו הצורך ואיזה כלים יספקו צורך זה.

ארגונים נוטים להשקיע כמויות עצומות של משאבים: מרץ, תקציב, שעות אדם וקשב ארגוני בשינויים ארגוניים, בניסוח ערכים ארגוניים חדשניים, בקביעת נהלי עבודה חדשים ,בקליטת מערכות טכנולוגיות חדישות וכיוב’ -ולעיתים התוצאות הסופיות מאכזבות. אז נשאלת השאלה: איפה טעינו? ומתחיל תהליך של חיפוש אשמים ועריפת ראשים.

פיתוח תוכנה, כמו מתכון לחמין, עוגה או כל תבשיל אחר דורש מספר שלבים ומענה על מספר שאלות.