עמוד הבית אודות BYON שיתופי פעולה לקוחות פרסומים דרושים צרו קשר נש"ף

חפש   

    אודותינו
    ניהול ידע
    גיבוש תכנית ניהול ידע ארגונית
    שימור, פיתוח ושיתוף ידע
    כלים לניהול ידע
    הטמעה ותרבות ארגונית
    פתרונות תומכי תהליך
    ניהול תכנים
    קהילות ידע
    היבטים ארגוניים
    ניהול לקחים ותובנות
    שימור ידע
    ניהול החלטות ומשימות
    Web 2.0
    רשתות חברתיות
    תקן ניהול ידע ארגוני
    קורס ניהול ידע
    מאמרים בניהול ידע
    קורס SharePoint
    הערכות להמשכיות עסקית
    אבטחת מידע
    ניהול סיכונים
    ייעוץ ארגוני
    פורטלים ארגוניים
    נושאים חוצי תחום
    שירותים מקצועיים
    ניהול מסמכים ומידע ארגוני
    אפיון ופיתוח תוכנה
  ניהול ידע
  הקשר בין פורטל ארגוני לניהול מסמכיםהדפס
לקוחות רבים שואלים אותנו: מה הקשר בין פורטל וניהול מסמכים? מה הקשר בין ניהול ידע וניהול מסמכים? האם מדובר בשתי דיסציפלינות שונות עם איזשהו ממשק ביניהן? האם מדובר בשתי משפחות שונות של כלים? האם מדובר בדיסציפלינה (ניהול מסמכים) שמיושמת באמצעות כלים של ניהול מסמכים ומוכלת בתוך הדיסציפלינה הרחבה יותר של ניהול ידע?
 
כל השאלות האלו הן שאלות טובות וחשובות, וכולן מצביעות על המורכבות הגנרית הטבועה בקשר בין ניהול מסמכים וניהול ידע, ובקשר בין כלי ניהול מסמכים לפורטלים.
 
מטרת מאמר זה לנסות לתת תשובות לחלק משאלות אלו, ברמת על. פירוט יכול להינתן בע"פ לכל המתעניין
 
הקשר בין ניהול ידע וניהול מסמכים
 
o       ניהול ידע בארגון הוא הדיסציפלינה שתפקידה לוודא שכל עובד בארגון יעשה שימוש מוצלח בידע הקיים בארגון ובסביבתו, בין אם זה ידע הנמצא בראשים של אנשים, ידע כתוב או ידע המגולם בתהליכי העבודה. חלק חשוב מהידע הכתוב בא לידי ביטוי במסמכים (או קבצים) וידע זה הוא הידע המטופל במסגרת הדיסציפלינה של ניהול מסמכים. במובן הזה – ניהול מסמכים מהווה חלק מתוך עולם ניהול הידע.
o       ניהול מסמכים הוא דיסציפלינה המטפלת, מצד אחד, בתהליך התפעולי של טיפול במסמכים (דואר נכנס ודואר יוצא, ניהול גרסאות, תהליכי אישור,...), ומצד שני ביכולת לאחזר את המסמכים במגוון הקשרים. המרכיב של אחזור המסמכים מהווה חלק ברור בתוך עולם ניהול הידע. המרכיב התפעולי יותר הקשור במסמכים לא בהכרח שייך לעולם ניהול הידע.
 
הקשר בין ניהול מסמכים לפורטל
 
o       כלים של ניהול מסמכים הם כלים שנותנים מענה לשני הצרכים של ניהול מסמכים (הצורך התפעולי ויכולות האחזור). קיימים כלים ייעודיים לניהול מסמכים (Documentum, Filenet,...) ויש כלים הממומשים באמצעות תשתיות פורטלים (בעיקר פתרונות מבוססי MOSS)
o       העובדה שחלק מהכלים ממומשים באמצעות תשתית של פורטל תורמת עוד יותר לאי הבהירות לגבי ההבדלים בין פורטל לכלי ניהול מסמכים, ולכן חשוב להבין מה תפקיד הפורטל, בשונה מהתפקיד של כלי לניהול מסמכים:
o       פורטלים הם תשתיות הנותנות מענה למגוון גדול של צרכים, ובפרט מאפשרים לנהל ולהציג פריטי מידע מסוגים שונים, כולל גם קבצים / מסמכים מסוגים שונים.
o       אחת העוצמות של פורטל הוא היכולת להציג מגוון תכנים מסוגים שונים על פי ההקשר שלהם.
o       חשוב לציין שבתחום זה יש יתרון ברור ל MOSS על פני פורטלים אחרים, בשל מבנה הנתונים שלו המבוסס על טבלאות (רשימות וספריות) של מידע המאפשרות תיוג כל פריט מידע, ואחזור שלו במגוון חתכים ותצוגות. יתרון זה הוא הסיבה לכך שקיימים פתרונות ניהול מסמכים לא מעטים המתבססים על תשתית ה MOSS כבסיס למערכת ניהול מסמכים.
o       הקשר המוצלח ביותר בין ניהול מסמכים לפורטל מתבצע כאשר הפתרון המשולב כולל את המרכיבים הבאים:
o       רכיב ניהול המסמכים מנהל את הקבצים בצורה מסודרת במקום אחד, כולל ניהול הרשאות, גרסאות ותהליכי אישור
o       כל מסמך / קובץ מתויג באמצעות מאפיינים, ובפרט מאפיינים שמאפשרים אחזור של הקובץ במגוון חתכים.
o       רכיב ניהול המסמכים, בין אם הוא ממומש באמצעות מערכת ייעודית או על בסיס תשתית של הפורטל, צריך להיות משוקף בפורטל (כל פורטל) בהקשר הנושאי הרלוונטי. כלומר – בכל הקשר שבו מציגים מידע בפורטל צריך להיות אפשרי להציג את כלל המסמכים הרלוונטיים לאותו הקשר.
o       הפורטל צריך להיות מאורגן בחתך של נושאי עניין / תהליכים, כך שבכל דף ניתן יהיה להגיע לכלל סוגי המידע הקשורים לנושא / תהליך, כולל המסמכים / קבצים הרלוונטיים לאותו נושא.
o       הטקסונומיה (עץ הנושאים) צריכה להיות אחידה בין הפורטל לרכיב ניהול המסמכים, כך שניתן יהיה להציג תצוגות של קבצים / מסמכים בהקשר המתאים בלי לבצע קישורים ישירים של כל קובץ וקובץ.
 
לסיכום, ניצול נכון של היכולות העיקריות של כל כלי, בשילוב עם ראייה פרויקטאלית ותכנית משותפת, מאפשר להשיג את השילוב המוצלח ביותר בין פורטל לכלי ניהול מסמכים.
← חזרה לראש העמוד
© copyright - BYON IT Solutions
Chaussure nike air huarache Air Nike Huarache Cleats Nike Air Odyssey Summit White Skechers Go Flex Sandals Adidas Boost Tennis Black Sketcher Sneakers for Women Sandali MBT Panda Concepts X Asics 25th Air Jordan 11 Sandales MBT Femme Asics Onitsuka Tiger Mexico Mid Adidas ZX 750 Asics Gel Lyte 3 Nike Zoom Kobe 7 ????? Adidas Zx 750 Negras MBT Schuhe Damen/Herren Timberland 6 Inch Boots adidas Springblade Solyce Shoes NZ official store Nike Zoom Hyperrev 2016 Adidas ????????? Stan Smith Vulc